厦门大学基本建设项目与房地产档案资料管理暂行规定 厦大办[1998]31号

发布时间: 2011-08-07

 

厦门大学基本建设项目与房地产档案资料管理暂行规定
 
第一章 总则
第一条 为了做好我校基本建设档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和《中华人民共和国档案法》,结合我校基本建设工作的具体情况,特制定本规定。
第二条 学校基本建设项目档案资料是指学校土地、校产、房屋资产及其在整个建设项目从酝酿、决策到建成的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产设备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声象材料等形式与载体的文字材料。
 
第二章 档案资料的管理
第三条 按照国家档案有关法规,学校基建档案实行集中统一管理制度,即由厦门大学档案馆集中统一管理,任何单位和个人不许把学校基建档案据为己有,有关部门和个人应当按归向学校档案馆移交应当归档的基建档案,以确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
第四条 基建档案工作是学校基本建设的重要组成部分,学校有关单位都要把学校基本建设文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入本单位管理及有关人员的职责范围,确定分管负责人和专(兼)职档案人员,并制定有关规章制度。造成档案资料损失的要依照《档案法》有关规定处罚。
第五条 学校建设单位和档案馆要负责监督、检查和指导学校建设项目的档案资料工作。档案馆应参加重点建设项目档案资料的验收。
第六条 学校基建项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时,有关单位即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。
第七条 项目建设过程中建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位,施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和管理工作。属于建设单位归档范围的档案材料,有关单位应按照整理、移交建设单位。
第八条 档案资料的汇总整理
1、学校基建项目在发包时,建设单位应要求施工单位在工程竣工时,提交两套工程档案资料,并应在承包施工协议条款中作出明确规定。
2、建设项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
3、建设项目由建设单位分别向几个单位发包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料,交建设单位汇总、整理、或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。
4.建设项目竣工时,建设单位应将基建项目档案材料完整、准确地制作两份,一份送交厦门市城建档案馆,一份移交学校档案馆。
第九条 学校校产管理部门应在其职责范围内做好学校土地、房产、资产等有关材料的收集整理归档工作。属学校所有的地产房产项目,其产权证办理完毕即应及时向学校档案馆移交归档。
第十条 学校建设项目中有关单位如总务水电、网管中心、建南集团等部门均应做好基建材料、网管线路包括地下水电、通讯管线资料的收集整理归档工作。
第十一条 对学校基建维修和改建等工程项目中形成的有关材料,有关主管单位和承建单位应在维修和改建工程完结时,及时将有关档案材料送交学校档案馆归档。
第十二条 对以往散存在有关单位和个人的基建房地产等档案材料,有关单位应组织专人整理归档,对已破损遗失的档案,要组织力量尽快抢救,及时送交学校档案馆。
第十三条 归档文件材料要字迹清楚,图面整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。
第十四条 学校档案馆要加强档案提供利用的手段和措施,保证利用。对基建房地产档案的借阅利用,按学校有关档案利用的规定执行。
第十五条 学校要为档案管理配备符合要求的档案资料库房,并为档案资料制作、保存和提供利用设立专项经费和配置必要的设备。
第三章 竣工档案资料的管理要求
第十六条 竣工图是工程的实际反映,是工程的重要档案,工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,施工单位不按时提交合格竣工图的,不算完成施工任务并应按国家有关规定承担相应责任。
第十七条 施工单位要按工程档案归档要求编制好竣工图。工程竣工验收前,由建设单位和档案馆组织检查竣工图和编制施工档案的质量。
第十八条 编制竣工图的费用,按下列办法办理。
施工单位应负责提供准确有效的隐蔽资料,委托该工程设计单位编制竣工图时,所需费用由施工单位自行解决。
第四章 归档范围和保管期限
第十九条 建设项目文件材料归档范围和保管期限,一般可根据规定附表《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限》执行。
第二十条 建设单位及其有关单位应根据工程全过程应产生的文件材料规定详细的归档范围和内容,以确保归档文件材料的完整性。
第五章 附则
第二十一条 本暂行规定由厦门大学档案馆负责解释。
第二十二条 本暂行规定自发布之日起实施。
附件:厦门大学基本建设项目和房地产文件材料归档范围和保管期限
 
附件:
厦门大学基本建设项目和房地产文件材料归档范围和保管期限
序号
类目名称
保管期限
1.
基建管理性材料
 
1.1
上级关于基建工作的文件
 
1.1.1
针对本校的(有办文的,随办文归档、定保管期限)、重要的
长期
1.1.2
一般的、普发性的
作资料
1.2
本校基建工作年度计划
长期
1.3
本校基建工作规章制度
长期
1.4
本校基建总体规划图、总平面图、总地下管道图及其说明
永久
1.5
征地签订的合同、协议书及附图
永久
1.6
有关兴建、扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图
长期
1.7
本校基建工程统计报表、财务决策
永久
1.8
基建工作中形成的其它重要材料
长期
2
基建项目材料
 
2.1
申请报告及上级对基建项目的审批文件
长或永
2.2
设计委托书、任务书、批准设计文件和扩初设计的批复
长期
2.3
工程协议、工程执照、标书及公证书
长期
2.4
地质勘测材料
长期
2.5
材料试验记录、施工日记、更改通知书、验收记录
长期
2.6
基建项目的全套竣工图纸、竣工说明及验收报告等
永久
3
房地产管理材料
 
3.1
本校总体土地规划图、红线图
永久
3.2
本校使用土地和有关房产校产的报告、批复及其有关文字、图表、声像材料
永久
3.3
本校房屋产权证及有关材料
永久
3.4
有关土地、校产纠纷的来往文书及处理结果
长期
3.5
本校关于地界变化、交换、转让、租用的报告与批复
永久
 

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