基建处关于执行《厦门大学基建处建设项目工程档案管理办法（试行）》的通知
全处工作人员：
《厦门大学基建处建设项目工程档案管理办法（试行）》已按基建处处务会成员提出的意见进行修正，现予以公布，请遵照执行。
附件：《厦门大学基建处建设项目工程档案管理办法（试行）》
基建处
二〇一一年十一月二日
附件： 厦门大学基建处建设项目工程档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为了加强和规范建设项目工程档案管理，提高工程档案的利用率，更好地为教学、科研和基建管理工作服务。根据《中华人民共和国档案法》，国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合厦门市城建档案管理的有关规定和基建处工作实际，制定本办法。
第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据。
第三条 移交厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的工程档案根据厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的要求进行整理并办理移交手续，基建处内部的工程档案管理适用本办法。
第二章 管理体制
第四条 基建工程档案工作接受厦门市城建档案馆和学校档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由工程档案资料管理员专门负责管理工程档案资料。
第五条 基建工程档案工作是基建管理工作的重要组成部分，纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。基建处指定1名副处长分管档案工作，协调各职能科室（综合计划科、施工管理科、造价组）负责人按本办法的规定和分工做好所在科室归档材料的收集、整理等有关工作。综合计划科设专人作为工程档案资料管理员。
第六条 工程档案资料管理员的职责是：
（一）贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，认真做好工程档案管理工作。
（二）严格按本办法规定，认真落实工程档案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作。
（三）负责或协助有关单位向城建档案馆、学校档案馆移交工程档案资料，并做好基建处档案资料的归档工作。
（四）负责基建处档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。
（五）定期检查档案装具及案卷的保管情况，防止虫蛀、鼠咬和霉变情况发生，发现问题及时整改。
（六）参加与档案管理相关的各种检查、评比和业务培训工作。
第七条 工程档案管理按项目分阶段进行，各项目工程应在竣工验收之日起3个月内向厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门移交档案资料，同时应做好基建处的工程档案资料归档工作，归档之前由各职能科室负责收集、管理，归档后由工程档案资料管理员负责整理、管理。
第三章 档案分类及内容
第八条根据基建处的科室设置和工作安排，将基建工程档案分为基建手续、招标管理、合同管理、竣工资料、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分。
基建手续是指从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中需要向教育主管部门、地方政府相关职能部门办理的各种手续。具体包含的材料详见附件一《厦门大学基本建设项目工程档案资料汇总（基建手续篇）》。
招标管理的档案资料包含从招标项目提出到招标结束发放中标通知书过程中根据学校招标、采购管理规定形成的各种批文、文件等资料。招标项目包含咨询服务、勘察设计、工程监理、工程施工、设备及材料采购等。各招标项目的档案资料内容详见附件二《厦门大学基本建设项目工程档案资料汇总（招标管理篇）》。
合同管理的档案包含从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中形成的合同、协议、补充协议等资料。各合同的档案资料必须包含合同或协议审批文件、合同或协议、审计结果等。
竣工资料是指项目下各合同用于结算的相关材料，具体包含开工报告、竣工验收报告、设计变更、图纸会审纪要、材料设备签认单、现场签证单、工程联系单、工程洽商单和其他按规定需要归档的其他资料。
竣工图纸是工程竣工后项目实际施工情况的真实反映，包含建筑、结构、电气、给排水、暖通、消防、人防等各专业图纸，设计变更部分必须在竣工图上以工程绘图和文字说明的形式标注，附设计变更、工程联系单的编号。
结算资料是指除竣工资料、竣工图纸以外的其他用于结算的资料。
图纸电子文件是指项目设计的CAD电子版设计文件，包含总图、建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业的设计文件。
第四章档案收集和移交
第九条工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，必须按本办法第八条规定的分类办法及要求的内容进行认真收集。
第十条 工程档案的收集是基建处各职能科室和全体干部职工共同的责任，必须提高档案意识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档材料收集齐全。
第十一条 基建手续档案资料的收集由综合计划科负责手续办理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。
第十二条 招标管理档案资料的收集由综合计划科负责招标的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。
第十三条 合同管理档案资料的收集由综合计划科负责合同管理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。
第十四条 竣工资料档案的收集由施工管理科项目管理组负责，分管处领导、施工管理科负责人进行检查、落实。
第十五条 竣工图纸的收集由施工管理科项目管理组负责，分管处领导、施工管理科负责人进行检查、落实。
第十六条 结算资料的收集由造价组负责，分管处领导、造价组负责人进行检查、落实。
第十七条 图纸电子文件的收集由综合计划科负责设计管理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。
第十八条 负责各类档案资料收集管理的有关人员、科室应按本办法第七条规定的时间主动向工程档案资料管理员移交相关档案资料，同时工程档案资料管理员也必须及时了解工程项目进展情况，督促有关人员或科室及时移交归档材料。工程档案资料管理员应根据本办法对移交的档案资料进行认真检查验收，对不符合要求的要提出明确的整改意见，问题突出的应及时向综合计划科负责人、分管副处长报告，及时协调解决。
第十九条 工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真办理移交手续。
第五章整理与立卷
第二十条 工程档案的整理是工程档案管理的研究性工作，必须严格按本办法及附件的规定，认真筛选，注意保持工程项目建设的自然规律和完整性，保持材料之间的有机联系，保持材料的系统性和不同特点。
第二十一条 工程档案资料的整理分为初步整理和归档整理，初步整理由分类档案收集人负责，即基建手续资料按附件一进行整理，招标管理资料分招标项目按附件二进行整理，合同管理资料按附件三进行整理，竣工资料和竣工图按厦门市城建档案馆、学校档案馆的有关规定进行整理，结算资料由造价组根据项目情况进行整理。归档整理由工程档案资料管理员负责对各收集人提交的资料进行系统性、完整性整理。
第二十二条 档案材料经过归档整理后应进行立卷，立卷资料分为基建手续篇、招标管理篇、合同管理篇、竣工资料篇、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分，并进行装订或使用专用的装具装好，注明工程项目名称，存放在专用的柜子里，建立归档材料检索，取放方便。
第六章保管与利用
第二十三条 工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用寿命和便于利用为原则，应满足以下保管条件：
（一）配置专用的档案室和符合档案保管要求的装具；
（二）配置除湿、防虫、消防、防盗设备；
（三）所需经费列入事业开支，统一管理。
第二十四条 工程档案的管理要规范化，用计算机管理档案信息，建立卡片检索和计算机检索两种检索工具，保全档案信息，提高工作效率。
第二十五条 保管工程档案的目的是为了利用，在遵守工程档案利用规定的前提下，应提倡和鼓励利用。
第二十六条 基建处内工作人员查阅或复印工程档案，须经综合计划科批准，认真办理查阅登记手续后，在工程档案室内进行，查阅人必须遵守保密制度，不翻阅与所查内容无关的案卷，严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。
第二十七条 校内或校外单位、个人查阅或复印工程档案，应持有单位介绍信、本人工作证或身份证并经处分管副处长批准，按第二十五条规定办理。
第二十八条 工程档案的原件一般不外借，确因工作需要借出的，要写出书面借条，经过处分管副处长批准后方可借出。借出时间一般不超过3天，确需延长的，须按上述程序办理续借手续，续借时间最长不超过15天。
第二十九条 工程档案管理员要坚持每月清理档案借阅情况，到期未还的，及时催还；问题突出的，及时报告分管副处长，协调解决。
第七章 罚则与附则
第三十条 发生下列情况之一者，依据《中华人民共和国档案法》的处罚条款给予处罚：
（一）不按时移交归档材料；
（二）不按时归还从工程档案室借出的案卷或归档材料；
（三）损坏、涂改案卷或归档材料；
（四）丢失案卷或归档材料。
第三十一条 本办法和附件一、附件二、附件三配套使用。
第三十二条 本办法由基建处负责解释，自公布之日起执行。
基建处
二〇一一年十一月二日