为规范厦门大学基建工程保修金退还管理工作，现规定相关管理办法及工作程序如下：

一、在工程质量保修期内，施工单位应严格执行《建设工程施工合同》中有关保修的条款及《工程质量保修书》的约定，及时完成甲方提出的各项保修任务。

二、保修期内严格履行质量回访制度。施工方必须在土建保修期满一年后的一个月内对保修工程进行回访，并向甲方提出书面《回访告知函》。甲方接到《回访告知函》后一周内组织监理、使用单位，学校资产管理部门及施工单位对所有保修内容进行全面检查。检查中发现问题，甲方要以书面通知的方式要求施工单位限期进行保修。保修完成后，甲方再次组织上述各单位对保修项目进行检查验收，直至合格后方能填写《一年期保修回访工作意见书》，由参加检查验收的各单位负责人签名并加盖本单位公章。

三、施工单位应在保修项目期满至少1个月以前，向甲方项目管理组提出书面《工程保修金退还申请》（以下简称《申请》）。如施工单位未能在规定的期限内提出《申请》，则视同施工单位默认保修期延长，直至施工单位提出《申请》为止。

四、甲方项目管理组收到施工单位提交的《申请》后，应及时组织监理、使用单位，学校资产管理部门及施工单位召开保修工作验收会，对保修工作进行检查验收。在确定施工单位已在保修期内及时完成甲方和使用单位提出的保修任务并经验收合格后，由甲方、监理、使用单位和学校资产管理部门共同做出同意退还保修项目保修金的决定后，填写《厦门大学基建工程保修验收单》，由与会人员签字确认并加盖单位公章后，施工单位方可办理退还保修金的财务手续。

五、如在验收过程中仍发现存在保修范围内的质量缺陷，甲方退还施工单位提交的《申请》，并下达整改通知单，要求施工单位在限期内完成保修工作。施工单位在规定的时限内完成保修工作后，再次向甲方项目管理组提出验收申请，甲方项目管理组应及时按上述程序重新组织验收。验收不合格的，施工单位必须无条件继续整改直至验收合格，由此造成使用单位经济损失的，应由施工单位承担相关责任。

六、此管理办法及工作程序自2009年3月1日起开始执行。此前尚未办理退还保修金的工程，在办理保修金退还手续时，均按此办法和程序办理。