【摘要】本文通过对高校基建档案实现信息化管理的必要性的剖析，结合高校基建档案信息化过程中存在的问题，提出了实现信息化的对策。

【关键词】高校 基建档案 信息化

随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，高校基建档案信息化建设刻不容缓。

高校基本建设项目档案是在基本建设工程项目活动过程中直接形成的， 在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案，是在“基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等”，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料和文件材料。

所谓高校基建档案信息化，就是高校档案室以纸质档案资料或机读形式的档案资料为主要对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供相关部门利用的过程。[1]

档案的利用是档案工作的最终目的，档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说，提供档案利用的方式有三种：第一，以档案原件提供利用；第二，以档案复制件提供利用；第三，根据档案内容编写参考资料提供利用。基建档案的利用主要以前两种方式为主。长期提供原件利用的方式，一方面不能保证安全，另一方面造成许多图纸破损严重，且已无其它备份可供复制；有些高校的档案管理员在整理档案的过程中，考虑到档案的完整性及避免日后利用过程中的遗失问题，通常把一栋楼的同种图纸装订在一起，这样虽然其完整性保证了，但是利用起来很不方便，给复印带来很大难度。并且这三种利用方式都受到地域的限制，不利于实现异地存取。[2]

随着高校办公自动化、无纸化和电子管理台帐的逐步应用，高校档案的生成方式将会发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都会在计算机和通讯线路中进行，这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。这就迫切需要实现高校档案的一体化管理。实现高校档案一体化管理便于保持档案之间的有机联系，有助于发挥其整体优势，能有效提高基建档案的利用率。高校基建档案信息化将极大地促进高校档案一体化管理，达到信息共享，以提高档案的利用率。运用计算机管理档案，实行档案的自动编目、自动检索、自动统计，并按照不同要求，编制出全宗目录、分类目录、目录索引等，达到档案工作的标准化、规范化，将有力地促进档案信息资源的开发利用。

要实现高校基建档案的信息化管理，档案材料的完整性是前提。而实际情况是基建档案材料的散失现象很严重，归纳起来主要表现为：一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全；项目招投标过程中，由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失；施工单位对于在施工过程中所形成的，具有不可见性的相关档案材料如地下管网等，在收集时的疏漏或缺失；有些档案员忽略对全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料，造成归档散失；有些单位人员变动频繁，对档案材料的保管不重视，导致材料散失等等。[3]

导致散失现象的原因有很多，基建档案工作归档过程中，牵涉的单位多，归档难度大是很重要的原因，但领导的重视和档案员的责任意识才是主要原因。同时还要注意档案部门与基建部门的沟通。

基建档案的归档材料质量不高主要表现在：

3.2.1分类、分阶段管理有待进一步完善。目前，基建档案的分类、分阶段管理方面存在以下问题：一是在分类管理方面对于大型建设项目，未充分考虑以整个项目为分类对象，本来应在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类，但实际工作并未这样做；二是在分阶段管理方面，也存在部分脱节的情况。一个完整的基本建设工程项目大体要经过立项、设计、施工、竣工验收四个阶段，这四个阶段按建设内容和任务又可分为六步：提出项目建设建议书；进行可行性研究和编制可行性研究报告；申请年度计划；办理建设项目前期手续；委托设计或招标选择设计单位、地质勘察，通过设计审查和消防等审查，取得建设规划许可证；招标选择施工企业、监理公司、大型设备供应商，并实施具体的建设工作；竣工验收。而在基建工程档案管理上，未能严格地按照这四个阶段和六个步骤形成完整的基本建设项目档案。[1]

3.2.2文件材料中“三色笔”现象严重。由于缺乏档案意识，在工程文件编制过程中，工程施工人员，技术人员为了图方便，随意使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写，这些不耐久字迹会随着时间的推移磨损脱落，扩散褪变，不利于基建档案的保存和利用。

3.2.3信息记录不够完整、准确。有的材料和图纸不注明日期，有的有日期却无原始签名和印章。有的图纸甚至连工程名称都不能准确表达，令人难以分辨。

3.2.4 归档文件材料中存在大量复印件。原件是基建工程档案作为凭证最有力的依据，虽然是同样的内容，原件与复印件的利用价值却有天壤之别。特别是一些具有凭证作用、法律效力的关键文件若不追究其原件去向而听之任之将复印件归档，则既不利于档案的长期保存，更为今后的利用造成不必要的麻烦与损失。

3.2.5 竣工图编制不规范。竣工图是工程施工结果在图纸上的反映，是真实的原始记录，也是工程竣工验收及日后维修、改、扩建的重要依据。竣工图编制不规范主要表现为：用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明该图有无变更情况；图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位；更改的符号与说明不符合标准要求；没有加盖竣工图章等，这样的竣工图与实际建筑物有所出入，图实不符，竣工图就会失去其应有的价值。[4]

随着现代科学技术的发展，以及档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于高校各基层档案管理部门的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位仍存在着信息化不够的现象：一是高校现有的档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。二是对原有传统载体档案应进行数字化，并通过扫描、加工和处理，但缺乏进行数字化转换。[1]

推进高校基建档案信息化的关键是人才，档案信息化首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。档案信息化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。从目前看，高校档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案管理的信息化。

针对高校基建档案信息化存在的问题，拟定对策如下：

制度的制定要尽可能详尽，要求全面涵盖基建档案工作，不仅包括档案员的职责，还应包括档案员的权利、负责人的职权、基建档案工作程序、相关部门的义务、人员分工、绩效考察标准、奖惩措施等。这样才能更有利于加强档案员的工作意识、规范工作程序、保证工作质量，有利于其他部门配合档案工作，避免相关资料散失，也有利于管理者对档案工作进行合理的指导和监督。[3]

即按照基建档案信息化的要求制定电子文件和数字档案的管理办法和标准，确定搭建系统平台的功能要求和技术规范，制定网络及信息安全管理制度，从依法治档的高度为基建档案信息化建设提供制度保障。例如制定电子案卷质量标准，使分类组卷达到或接近最佳水平;制定数字接收档案标准，以确保电子归档质量;制定计算机网络整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使档案信息管理工作统一化、规范化。[2]
4.3做好基建档案工作“三同步”管理

“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。重点做好前期档案收集和整理工作：一是基建项目的申请与批复、计划任务书、可行性研究报告等立项依据文件；二是选址、征地申请，征地报告、协议书及批复文件，拆迁方案、许可证及地界划分、土地借用等文件材料；三是勘探、测试中形成的文件材料；四是设计委托书及设计要求；五是初步设计、施工图、设计计算及审批文件；六是开工报告及审批表、建筑许可证，招标、投标文件，工程施工合同或承包合同及工程概算；七是施工技术文件及施工日志；八是图纸会审记录及设计更改，工程洽商记录；九是设备购置计划及购置合同；十是各种材料的出厂合格证及试验、化验报告；十一是隐蔽工程和防水工程的检查、验收记录；十二是分步、分项验收工程质量的各种记录、评定表和证书，以及由于某种原因造成工程质量事故的处理记录及结果；十三是工程的全部竣工图、工程决算及验收交接手续。其中竣工图应包括工程建设的总平面布置图和立向布置图；室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图（包括纵、横剖面图）、架空线路、电缆线路综合图和设计总说明书，以及各个种类和分部位的竣工图；十四是设备、电、气、管道等测试、试验、运作情况记录及竣工验收会议上的决议文件；十五是高校总体规划图、供排水线路图、电路布置图（含地下电缆图）、燃气管线图、供暖管道图及其他隐蔽工程分布图等；十六是房屋加固、改造、扩建、维修的更改图和有关的文件材料，水、电、下水系统有更改的图和竣工图等；十七是带工艺设备的基建项目如人工气候室等的档案材料归档，按国家有关规定执行。

在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数，从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使基建档案进入规范化管理。

首先要选择适合本单位的档案管理应用软件，以网站为基础，进一步加快基建档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在学校内部网站上实现电子文件的适时管理与利用，同时要注意推行信息管理与回溯建库同步进行，尽快实现所有基建档案的计算机管理；其次，基建档案信息化建设要与学校协同办公信息系统共同推进，这已成为为各基层单位和相关部门提供档案利用服务的一种重要形式。

建立档案网页，开展网上利用.服务。首先，要加快档案室内部局域网的建设，档案部门应充分利用公司内部网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统连上校园内部网站，实现档案信息的网上检索，为使用部门和各单位档案管理人员提供更好的服务。

建立电子文件基建档案数据管理中心，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。四是实现电子文件的自动上传收集。档案部门要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间进行收集，并在档案室的服务器上归档。

开发辅助决策支持系统。基建档案信息化的根本目的一方面是深入、广泛地开发利用基建档案资源，最大限度地提高基建档案利用价值；另一方面是有效提升基建档案管理的基础性作用和地位，充分发挥基建档案信息在工程建设方面带给决策者的辅助决策作用。因此，基建档案信息化的核心工作便是档案共享信息系统的建立和开发，辅助决策管理系统的开发和应用，但共享的同时一定要高度重视保密鉴定和授权管理，实现基建档案的真正利用价值。

运用计算机管理基建档案工作，必须加速实现档案工作人员素质现代化。档案信息化对档案管理人员来说是新事物，为了确保技术应用和档案信息的知识化开发，不仅要求档案员有档案管理方面的知识，又要有管理方面的专业知识，并能熟练操作和应用计算机，所以专兼职档案人员要多参加一些专业知识培训、业务学习、研究专家写的优秀档案论文，尽快提高自身各方面的素质，成为一名出色的档案工作管理员、现代的档案管理和信息开发者。　　

有关主管部门应加强档案人员的业务培训，鼓励档案人员加强学习，提高自身修养。除常规的专业培训外，要特别加强现代化管理知识的培训，对档案专业以外的其他相关学科应广泛涉猎，掌握。档案人员必须不断调整知识结构，学以致用，不但要了解基建专业基础知识，及基本的识图、制图知识，还要熟悉基建工程业务流程、归档范围、分类原则及学校基本建设现状及长远规划等。[2]

【结语】档案工作的终极目的就是提供利用，如何有效地开发基建信息资源，早日实现高校基建档案的信息化管理，已经成为高校档案工作的重点。

[1] 朱维荣. 高校基建档案信息化建设的实践与思考. 中经专网:

[2] 韦嬴. 高校基建档案信息化管理工作探析. 北京档案, 2010(6): 28-28页

[3] 贾伟. 对高校基建档案管理工作的思考与探讨. 科技经济市场 , 2010(6): 82-83页

[4] 熊珊珊. 高校基建档案管理现状分析与对策. 内蒙古科技与经济, 2008(5)